Was versteht man unter Dokumenten-management-system?

Eine Eingangsrechnung durchläuft im Unternehmen meist verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung lässt sich dieser Prozess beschleunigen.

• Rechnungseingang: Erfassen und Erkennen von Eingangsrechnungen, egal ob Papierrechnung oder digitale E-Rechnung
• Rechnungsprüfung: Erfassen und klassifizieren der Rechnungsdaten, Ablage im System
• Rechnungsfreigabe: automatisierte Weiterleitung zum richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung
• Buchung: Überwachung von Zahlungs- und Skonto-Fristen
• Rechtskonforme Archivierung und Rechnungscontrolling

Verträge, die Sie digital verwalten, können digital bearbeitet und unterschrieben werden. Vorbei ist das lästige Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und wieder Ablegen.

• Vertragsanbahnung: Zugriff auf Vorlagen, automatisierte Freigaben und digitales Unterzeichnen
• Vertragsverwaltung: Verwaltung der Verträge an einem zentralen Ort mit Option auf mobilen Zugriff
• Vertragspflege: Laufzeiten kontrolliert im Blick, optional mit automatisierter Verlängerung oder Kündigung
• Vertragscontrolling: Übersichtliche Darstellung der Fristen und Zahlungspläne

Eingehende Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen, Verträge und vieles mehr erreicht Unternehmen tagtäglich auf unterschiedlichen Wegen – per E-Mail, klassisch in Papierform oder immer noch per Fax. Mit mehr Ordnung bewältigen Sie das weiter steigende Postaufkommen am besten.

• Zentraler Posteingang: Eingehende Dokumente können über die Anbindung unterschiedlicher Input-Kanäle erfasst und an Ihr ECM-System übergeben werden.
• Klassifikation und Datenanalyse: Der Belegtyp wird ermittelt und für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen.
• Zuordnung zum Fachbereich: Dokumente werden in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben.
• Übergabe an Geschäftsprozesse: Fachliche Bearbeitung des Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses erfolgen. Falsch zugeordnete Dokumente können in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden.

Egal ob Krankmeldung, Rentenbescheid oder Zeugnis, organisieren Sie alle Personaldokumente an einem digitalen und vor allem sicheren Ort. Verwalten Sie sämtliche Informationen revisionssicher und nutzen Sie vorgefertigte Prozesse für eine einfache und effektive Mitarbeiterverwaltung. Sämtliche Daten und Dokumente sind für HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar.

Sie ist speziell auf die Bedürfnisse bei der täglichen Arbeit von Verwaltungen und Behörden ausgelegt. Mit der E-Akte für die öffentliche Verwaltung und der automatisierten Vorgangsbearbeitung steigern Sie die Effizienz Ihres Verwaltungshandelns. Gleichzeitig erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen gemäß dem E-Government-Gesetz (EgovG).

• Rechtliche Archivierungsvorschriften werden problemlos eingehalten. Sensible Dokumente werden sicher übertragen und Akten revisionssicher archiviert.
• Die Verwaltungsarbeit wird durch einen deutlich reduzierten manuellen Aufwand signifikant erleichtert. Gleichzeitig lassen sich die Arbeitsabläufe optimieren und effektiver gestalten.
• Die nahtlose Integration in bestehende Systeme erleichtert dem Anwender die Umstellung auf die elektronische Aktenführung mit ELO. Die Arbeitsweise wird deutlich vereinfacht.
• Die abteilungs- und standortübergreifende Verfügbarkeit ermöglicht einen stetigen Zugriff auf benötigte Dokumente und sorgt damit für eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit.

Bilden Sie Ihren Recruiting-Prozess komplett digital mit einem Bewerbermanagementsystem ab. Personalbedarfsmeldung, Stellenausschreibung, Verwaltung der Bewerbungen, Korrespondenz und Onboarding-Prozess – alle wichtigen Schritte sind ineinander verzahnt und komplett digital. So schaffen Sie reibungslose Prozesse in der Personalabteilung und erhöhen die Effizienz Ihres Bewerbermanagements um ein Vielfaches.

Nutzen Sie ein modernes Learning-Management-System? Würden Sie am liebsten Lernplattform und Kursverwaltung unter einem Dach vereinen? Organisation, Durchführung und Auswertung sind automatisiert, nutzerfreundlich und intelligent umsetzbar – für motivierende Lernerlebnisse.

• Integrierte ganzheitliche Kursverwaltung und intuitiv bedienbares Lernportal
• Komplette Terminverwaltung aller Kurse für absolute Transparenz
• Mit Lernpfaden Qualifizierungsprozesse transparent gestalten
• Teilnahmebestätigungen und Zertifikate dank Vorlagen blitzschnell erstellen
• Aussagekräftige Reportings für eine nachhaltige Kursauswertungen
• Mobil lernen und auch von unterwegs Kurse verwalten

Wissen teilen und verfügbar machen sind entscheidende Wettbewerbsfaktoren. Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen, die die Informationen für die Bewältigung Ihrer Aufgaben benötigen. Nur wenn alle relevanten Informationen verfügbar sind, kann umfassendes Wissen entstehen.

Wir bündeln sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank – über Abteilungsgrenzen hinaus. Wissensaufbau und Wissenstransfer gestalten Sie so effektiv und effizient. Als zentrale Basis für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg.

Sowohl im Vorfeld als auch im Nachgang von Meetings gibt es einiges zu tun: Agenden und Vorabinformationen müssen verfügbar sein, Ergebnisse nachvollziehbar festgehalten werden und allen Teilnehmern im Nachgang dauerhaft zugänglich sein. Nur so bleibt kein „to do“ auf der Strecke und das Projekt kommt sinnvoll voran.

Mit der richtigen Digitalisierungslösung ist die Vor- und Nachbereitung sämtlicher Meetings schnell und unkompliziert. Ergebnisse bleiben für die Teilnehmer transparent verfügbar, offene Punkte können in Folgemeetings übertragen werden. Alle Teilnehmer können Themen und Material einreichen und so gemeinsam die Agenda mit Leben füllen. Dabei spielt es keine eine Rolle, ob die Teilnehmer vor Ort oder im Homeoffice sitzen. Modernisieren Sie Ihre Meetingkultur!

• Zeitersparnis: Dank effizienter Vor- und Nachbereitung
• Transparenz: Informationen zum Meeting jederzeit einsehen
• Effektive Zusammenarbeit: Beginnt schon, wenn das Meeting noch nicht begonnen hat

Aufsichtsratssitzungen, Gremientagungen und Vorstandstreffen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abteilungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an viele Vorgaben gebunden.

Für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solch formeller Sitzungen braucht es speziell abgestimmte Tools und Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten und übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten – natürlich digital.

• Komplexe Sitzungen werden an einer zentralen Stelle rechtssicher verwaltet und organisiert.
• Der Meeting-Assistent unterstützt bei Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen.
• Für mehr Überblick: transparente und nachvollziehbare Beschlussfassung
• Prozesse des modernen Sitzungsmanagements werden zeitoptimiert gesteuert.
• Vielseitiger Werkzeugkasten für die professionelle Planung und Durchführung von Sitzungen
• Rund-um-die-Uhr-Zugriff auf Sitzungsunterlagen

Behalten Sie Ihre Besuche im Blick: Besucher professionell begrüßen und Daten einfach verwalten. Mit dem digitalen Besuchermanagement beeindrucken Sie bereits am Empfang.

• Besuchermanagement-Cockpit für einen schnellen Überblick zu allen Besuchern im Haus
• Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst, sowie zum aktuellen Status auf einen Blick
• Filtermöglichkeit nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern
• Integrierter Kalender für einen tagesaktuellen, monatlichen oder jährlichen Überblick
• Farbliche Markierung der Termine je nach Status
• Möglichkeit statistischer Auswertungen